Bez względu na to, czy projektant działa sam, ze wspólnikiem, czy zatrudnia kilka osób, wiedza o tym jak prowadzić firmę jest kluczowa, aby zapewnić jej możliwość wzrostu, omijając przy tym pułapki czyhające na niedoświadczonych przedsiębiorców. Dzisiaj omówimy pierwszą z nich.

Zatłoczony rynek i pułapki czyhające na projektantów -przedsiębiorców

Rynek wyposażenia wnętrz, podążając za rekordową ilością sprzedawanych mieszkań wciąż poszerza się o nowych graczy. Każdy z nich stara się zaistnieć w świadomości klientów oraz projektantów. Aby to osiągnąć, producenci i dostawcy wyposażenia prześcigają się w organizacji szkoleń i warsztatów, dzięki którym pracownie projektowe poszerzają swoją wiedzę o gamie produktów, sposobie składania zamówienia, terminach oraz wszystkich pozostałych kwestiach związanych z wyborem rozwiązań danej marki.
Trudno zaprzeczyć, że taka edukacja jest potrzebna i z pewnością wszystkie strony osiągają z niej korzyść. Jednak wiedza o dostępnych na rynku produktach i nowościach, to tylko jedna strona medalu. Dużo mniej mówi się o projektantach, jako przedsiębiorcach.

Uwaga na niedoszacowanie cen

Osoby, które stawiają swoje pierwsze kroki we wnętrzarskim świecie mogą niedoszacowywać cen. Jest to zrozumiałe. Ich pierwsze zlecenia są wciąż bardziej nauką, niż pracą. Jednak zaniżanie cen przez projektantów o większym dorobku może świadczyć o braku właściwego rozeznania kosztów prowadzenia działalności. A tych potrafi być sporo. Poczynając od oczywistych jak składki ZUS, wypłaty, opłaty za licencje, oprogramowanie, koszty paliwa, telefonu, do ukrytych, związanych z zarządzaniem czasem.

Bezcenne porady przez telefon

Dobrą ilustracją mogą być rozmowy telefoniczne. W dobie tanich abonamentów “bez limitu”, koszt rozmów z klientem nikogo już nie przeraża. Ale to często pułapka, w którą wpadają mało doświadczeni projektanci. Czas, jaki spędzają na rozmowach telefonicznych z klientem, to tzw. koszt alternatywny. Ekonomiści nazywają go też kosztem utraconych możliwości związanych z niewykorzystaniem swoich zasobów w najlepszy możliwy sposób.

Jak oszacować czas potrzebny na realizację projektu?

Czas jest jednym z najcenniejszych zasobów, jakie posiada projektant. W swojej pracy musi nieustannie rozdzielać go na wiele różnych działań, zaczynając od spotkań z klientami, poprzez konsultacje telefoniczne, tworzenie koncepcji, rysowanie projektu, tworzenie wizualizacji, wizyty w salonach wnętrzarskich, dojazdy na inwestycję, czas spędzony na nadzorach autorskich, rozwiązywaniu bieżących problemów, a kończąc na działaniach administracyjnych oraz marketingowych, aby zapewnić sobie kolejnych klientów. Jeżeli już na samym początku któryś z tych etapów zabiera za dużo czasu, to w najlepszym przypadku prace nad projektem zostaną opóźnione. Gorzej, jeżeli z powodu opóźnienia koszty przerosną planowane dochody, a już zupełnie tragicznie, jeżeli na horyzoncie pojawi się widmo zapłacenia kar umownych.
Początkujący projektanci wnętrz często nie zdają sobie z tego sprawy. Ustalając stawkę za metr kwadratowy projektu nie biorą pod uwagę realnego czasu, jakiego potrzebują na ukończenie prac. Szacują zbyt optymistycznie, aż pewnego dnia okazuje się, że wszystkie koszty jakie ponieśli w związku z danym projektem przekroczyły planowane zyski. Jak uniknąć tej sytuacji?

Rzetelna wycena to podstawa

Przygotowanie wyceny warto rozpocząć od strony kosztowej.
W pierwszym kroku liczymy jakie koszty stałe generuje pracownia (ZUS, czynsz, telefon, internet, media, licencje, leasing).
Kiedy już znamy tę kwotę, ustalamy, ile potrzebujemy środków na utrzymanie siebie (tak, aby móc bezpiecznie przeżyć dany miesiąc) i wypłacenie pensji pracownikom, jeżeli ich zatrudniamy.
Kolejny etap jest trudniejszy, bo dotyczy kosztów zmiennych oraz czasu. Związane są one z obsługą bieżących zleceń, a więc w tym miejscu powinniśmy oszacować, ile będą nas kosztować dojazdy na spotkania z klientem czy na teren budowy. Jak dużo czasu spędzimy w samochodzie? Ile powinniśmy przeznaczyć na spotkania z klientem, a ile na rozmowy telefoniczne? W jakim tempie jesteśmy w stanie przygotować projekt, biorąc pod uwagę możliwość wykonania dodatkowych wersji, do których przyznajemy klientowi prawo w umowie.
Na sam koniec, szczególnie w przypadku realizacji projektu z nadzorem autorskim, warto uwzględnić opóźnienia wynikające z niedostępności ekip lub dłuższego oczekiwania na dostawy.
Kiedy mamy już określone koszty stałe i zmienne, oraz wiemy, jak dużo czasu zajmie nam realizacja projektu, to możemy wyznaczyć miesięczną kwotę minimalną, którą musimy zarobić, aby utrzymać firmę na rynku. Uzyskane dane odpowiedzą nam również na pytanie, jak dużo projektów jesteśmy w stanie realizować jednocześnie.

Przykładowa wycena projektu

Do młodego projektanta wnętrz zgłosił się klient, który chciałby zamówić projekt mieszkania o powierzchni 75 m2. Projektant wie, że co miesiąc jego firma generuje 2000 zł kosztów stałych, a sam potrzebuje osiągać dochód na minimalnym poziomie 4000 zł brutto. Przeliczył, że czas realizacji projektu, uwzględniając ewentualne „poślizgi” na budowie, to 240 godzin, czyli pracując przez pięć dni w tygodniu po osiem godzin nad wyłącznie tym projektem, ukończy go w półtora miesiąca. Założył również, że będzie musiał zlecić prace przy wizualizacjach zewnętrznemu grafikowi, co kosztować go będzie 1500 zł. Wyda również ok. 600 zł na dojazdy.

Jak to wygląda w liczbach?

Koszty stałe: 2000 zł miesięcznie.
Wypłata właściciela: 4000 zł miesięcznie.
Koszty zmienne: 2100 zł (600 zł paliwo + spotkania, 1500 zł wizualizacje zamówione u grafika)
Szacowany czas pracy przy projekcie mieszkania 75 m2: 240 godzin (1,5 miesiąca).

W trakcie realizacji projektu, trwającej półtora miesiąca łączne koszty przedstawiają się następująco:

Koszty stałe: 3000 zł
Koszty właściciela: 6000 zł
Koszty zmienne: 2100 zł
Suma kosztów: 11000 zł.
Koszt 1 m2 projektu: 146 zł

Dzięki tym obliczeniom, projektant jest w stanie określić minimalną kwotę, jaką powinien zapłacić klient. Może też bardziej świadomie oszacować czas i zamiast działać pod dużą presją terminu, ustalić z klientem dwu lub trzymiesięczny okres realizacji. Może wówczas jednocześnie pracować nad dwoma projektami, zapewniając przy tym margines bezpieczeństwa w przypadku nieplanowanych opóźnień.