Zawód projektanta wnętrz związany jest z zaufaniem. Praca z klientem często trwa kilka miesięcy i dotyczy bardzo osobistej strefy jaką jest dom lub mieszkanie. Chociaż relacja, jaka łączy projektanta z inwestorem staje się bardzo bliska, podpisanie umowy na początku współpracy jest podstawą. Zabezpiecza ona interesy obu stron oraz pozwala na szybkie rozwiązanie kwestii spornych. Na co zwrócić uwagę tworząc umowę z klientem?

Strony umowy

Każda umowa powinna rozpoczynać się od wpisania daty i miejsca zawarcia umowy. Tuż pod tymi informacjami przedstawiamy strony, a więc projektanta i inwestora. Jeżeli jest nim osoba prywatna, to wystarczy podać Imię i Nazwisko oraz adres zamieszkania. W przypadku współpracy z firmą, podajemy jej pełne dane, czyli adres, NIP i REGON. Na końcu tej sekcji umowy projektant powinien wpisać swoje dane firmowe. 

Przykład:

Umowa zawarta w dniu ………………………….. w  …… pomiędzy:
Panią/Panem…………………………………………………………..zam.
adres:………………………………………………………………………………………………………………
Zwaną/zwanym dalej Inwestorem
a
………
prowadzącym/cą działalność gospodarczą wpisaną do Ewidencji Działalności Gospodarczej w Urzędzie ……. pod nr ……… Nazwa firmy: ……….. NIP: ………, REGON: ……….. zwaną dalej Projektantem.

Przedmiot umowy

Ta część umowy jest kluczowa, gdyż zawiera wszystkie najbardziej istotne ustalenia. Powinniśmy rozpocząć ją od podania adresu inwestycji, jej metrażu oraz listy pomieszczeń, które uwzględnione są w projekcie. Kolejnym krokiem jest określenie wszystkich pozostałych elementów, na które składa się projekt. 

Ze względu na indywidualne podejście każdego projektanta, tę część umowy należy dostosować do swojego modelu, ale zawsze warto wpisać wszystkie działania jakie będą realizowana podczas całego procesu projektowego. Dobrym pomysłem może być podzielenie projektu na części i wypunktowanie elementów wchodzących w skład każdej z nich. 

Im bardziej szczegółowy opis zakresu działań, tym lepiej. Umowa może być dobrym przewodnikiem, za pomocą którego przedstawia się klientowi cały proces projektowy. 

Warto przygotować szablon umowy zawierający cały proces od koncepcji, przez projekt wykonawczy, nadzór autorski oraz nadzór wykonawczy i później, w zależności od potrzeby wykreślać te sekcje umowy, które nie są w danym przypadku realizowane. 

Bardzo istotne jest określenie ilości wariantów projektu, jakie dostarczamy klientowi. Szczególnie, gdy każda zmiana w projekcie wiąże się z dodatkowym czasem, a  więc kosztem, który też powinien zostać wkalkulowany w pracę projektanta. 

Terminy

Przyjętą praktyką jest rozdzielenie przedmiotu umowy i terminów, gdyż te ostatnie są na tyle istotne, że warto poświęcić im osobny paragraf. Czas realizacji poszczególnych etapów podaje się w dniach lub tygodniach, licząc od momentu podpisania umowy. Dobrym standardem jest określenie czasu, w jakim klient powinien zaakceptować lub zgłosić poprawki oraz jak długo zajmie ich wprowadzenie. 

Niektórzy projektanci rozpisują cały proces projektowy od dnia podpisania umowy. Inni wolą określać terminy dla danego etapu, zaznaczając, że każdy kolejny liczony jest od ostatecznej akceptacji poprzedniego. Ma to swoje zalety. Kiedy przesunięcie ostatecznego terminu oddania projektu związane jest z długim procesem akceptacji poszczególnych etapów przez klienta, wówczas projektant może podeprzeć się tym, że swoją część prac wykonał w planowanym czasie. 

Niestety jest też druga strona medalu. Projekty bazujące na tego typu umowach mogą przeciągać się, co też nie jest korzystne. W umowie powinniśmy jasno opisać ile czasu przewidujemy na akceptację każdego z etapów oraz na naniesienie poprawek. 

Wynagrodzenie

W zależności od tego, czy projektant jest płatnikiem podatku VAT, czy nie, dobrze jest zawrzeć taką informację w sekcji związanej z wynagrodzeniem. O ile dla osób prywatnych nie będzie ona miała większego znaczenia to w przypadku firm, które w dużej części są płatnikami VAT może okazać się istotnym czynnikiem.

Dobrą praktyką jest podanie szczegółowej wyceny, a nie tylko jednej zbiorczej kwoty. Istotne jest, żeby klient wiedział ile kosztuje wykonanie każdej z części projektu. Wielu projektantów dużo drożej wycenia prace związane np. z zaprojektowaniem łazienki lub kuchni, niż pozostałych pomieszczeń. Warto tę różnicę wykazać w umowie. Pomoże to ograniczyć problemy z nieuczciwymi klientami.

Przykład: 

Projektant wycenia projekt łazienki i kuchni w cenie 250 zł/m2, a projekt pozostałych pomieszczeń w cenie 140 zł/m2. Zarówno projektowana łazienka jak i kuchnia mają po 6 m2. Pozostała część mieszkania liczy 54 m2 Zgodnie z szczegółowym cennikiem koszt projektu to 10560 zł, z czego zaprojektowanie łazienki to koszt 1500 zł, tak samo kuchni, a reszty mieszkania to 7560 zł. Całość liczy 66 m2. Gdyby projektant nie podał zróżnicowanych cen dla poszczególnych pomieszczeń to klient mógłby wnioskować, że cena metra kwadratowego projektu wynosi 160 zł. Wyobraźmy sobie sytuację, w której po zaprojektowaniu kuchni i łazienki klient postanawia zerwać umowę, bez realizacji pozostałej części wnętrza. A na dodatek zamierza za już wykonane prace zapłacić 1920 zł (6 m2 kuchni oraz 6 m2 łazienki w uśrednionej cenie 160 zł/m2). W tym przypadku projektant może być stratny 1080 zł. Bez szczegółowego opisania cen w umowie, trudno będzie udowodnić swoją rację.

Kolejnym istotnym elementem związanym z wynagrodzeniem jest określenie terminów płatności oraz transzy oraz podzielenie jej na etapy. Standardowo projektanci pobierają ok. 20 proc. zaliczki w momencie rozpoczęcia współpracy, a kolejne płatności są realizowane po zamknięciu każdego z etapów projektu. Podział na transze, wraz z określeniem kwot powinien również znaleźć się w tej części umowy. Taki zapis chroni projektanta przed utratą płynności finansowej, zwłaszcza w sytuacji, kiedy projekt trwa kilka miesięcy, angażuje znaczne zasoby czasowe i ogranicza możliwości realizacji dodatkowych prac dla innych klientów, a termin płatności jest odległy. Na szczęście podział na transze jest w tej branży standardem, do którego klienci są już przyzwyczajeni. 

Czasami może okazać się, że klient będzie chciał zrealizować dodatkowe usługi, albo zwiększyć ilość godzin nadzoru lub wizyt na budowie. Dobrze jest wycenić każdą z nich i podczas realizacji projektu skrupulatnie zliczać oraz na bieżąco informować klienta, najlepiej mailowo, o tym ile tych dodatkowych prac miało miejsce, aby nie zaskoczył go ostateczny rachunek.

Ostatnią pozycją związaną z tym paragrafem jest określenie numeru konta bankowego oraz terminu płatności.  

Postanowienia końcowe

Umowę wieńczy bardzo formalny paragraf, w którym porządkuje się takie informacje jak liczba podpisanych egzemplarzy umowy, wzajemne zobowiązanie stron do współpracy przy realizacji projektu czy też odwołanie do przepisów, które obowiązują w razie sporów. Ustala się też formę, w jakiej następuje wiążąca komunikacja pomiędzy stronami. Najczęściej jest to forma pisemna. Niektórzy projektanci dodają zapisy, w których uzyskują zgodę na wykonanie sesji zdjęciowej po zakończeniu prac. 

Przykład:

  1. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednakowych egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron. 
  2. Strony zobowiązują się do współpracy przy realizacji projektu, który jest przedmiotem niniejszej umowy. 
  3. Inwestor wyrazi zgodę na wykonanie przez Projektanta nieodpłatnej dokumentacji fotograficznej zrealizowanego projektu i nieodpłatne wykorzystanie jej dla celów reklamowych prowadzonej działalności. 
  4. Wszelkie zmiany dotyczące niniejszej umowy muszą mieć formę pisemną dla zachowania jej ważności. 
  5. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

Umowa pomiędzy projektantem a inwestorem nie musi być ani długa, ani skomplikowana. Ważne, aby pojawiły się w niej wszystkie opisane wyżej elementy, a jej forma była zrozumiała dla obu stron. Dobrze jest, aby pierwszą umowę pomógł napisać prawnik. Koszt to kilkaset złotych, ale mamy gwarancję, że przygotowany dokument będzie spójny, pozbawiony luk, a dzięki temu prosty w interpretacji w razie ewentualnych sporów.